Dado que el ingreso de datos en Excel es principalmente manual, cometer errores es muy corriente. Por esa razón tendrás que ser capaz de editar contenido erróneo o incompleto. Además aprenderás en este capítulo a cómo duplicar información, desplazarla, deshacer tu modificación y confusamente deshacer lo que has deshecho.

Esa última sección “deshacer lo deshecho”, suena un poco raro… Nada que temer, en algunos minutos verás que es simple y claro.

Editar contenido en Excel

Cuáles son los motivos de editar información en Excel? Por lo general, tendrás que hacer esto cuando el contenido es erróneo o incompleto.

Considera el siguiente ejemplo: información sobre los empleados de empresa ABC.

Sin tener que ir tanto en detalle el salario de María parece un error; está muy debajo del promedio. Segundo, sabiendo que la mayoría de los empleados tienen dos apellidos según el sistema español/hispano, la información del estimado empleado Xavier parece incompleta.

Editar una celda

Cuando el contenido de una celda te parezca erróneo o incompleto, existen tres maneras para editar su contenido:

1. Sobrescribir el contenido

• Selecciona la celda para editar: celda E8

• Escribe directamente 1340: en cuanto comienzas a teclear, el antiguo contenido desaparece inmediatamente

2. Doble clic izquierdo o presionando F2

• Selecciona la celda para editar: B10
• Hazle dos veces clic izquierdo o presiona F2

• El punto de inserción se presenta en la parte derecha del dato
• Pulsa BACKSPACE para borrar el contenido

• Ingresa tu nuevo contenido y  presiona ENTER

3. La barra de fórmula

• Selecciona la celda B10

• Dirígete a la barra de fórmula y haz clic izquierdo
• El punto de inserción aparece

• Utiliza BACKSPACE para borrar el contenido actual
• Ingresa tu nuevo dato
• Presiona ENTER para confirmar

Copiar: duplicar datos

Tener que escribir el mismo dato una y otra vez, resulta ser un trabajo pesado. Para aliviar con esto, Excel ofrece el comando “copiar”; que en otras palabras significa duplicar la información. Para realizar una copia:

1. Siguiendo con la misma tabla de datos, se agregó el encabezado “Sexo” en la última columna F

2. Ingresa en celda F5: Mujer
3. Selecciona esta última celda
4. Dirígete a la pestaña “Inicio” de la Cinta de Opciones
5. Dentro del grupo “Portapapeles” haz clic en el icono con dos hojas idénticas “Copiar”

✏️Atajo: CTRL + C (Mantén presionado primeramente la tecla “CTRL” y pulsa sobre “C”)

6. Fíjate en la selección (celda o rango): los guiones cortos moviéndose. Por lo general, uno se refiere a estas rayas como las hormigas caminantes: indicándote que esta selección se encuentra en el portapapeles y está listo para ser copiada

7. Ahora, para pegar lo que recién has copiado. Dirígete a la celda F8 donde se encuentra la siguiente persona femenina de trabajadores

8. Una vez seleccionada la celda donde empezará la copia; dirígete a la pestaña Inicio, dentro del grupo Portapapeles haz clic en el icono más resaltante Pegar

✏️Atajo: CTRL + V (Mantén presionado primeramente la tecla “CTRL” y pulsa sobre “V”)

9. El resultado deseado es por supuesto lo siguiente: el resto de información de todas las otras empleadas femeninas fueron copiadas también

10. Repite el mismo ejercicio con los empleados varones

Mover: reubicar datos

Suele pasar que algunos datos no se encuentren en el lugar más apropiado. Si por razones de organización; prefieres mover tus datos, sigue los siguientes pasos:

1. Imagínate que recibiste la siguiente tabla de datos: en una ojeada constatas que la columna F esta desprendida. Así que hay que moverla a su buen lugar

2. Selecciona la celda o el rango deseado: en este caso el rango “ G4:G13 “

3. Dirígete a la pestaña Inicio de la Cinta de Opciones
4. Dentro del grupo Portapapeles haz clic en el icono de tijeras Cortar

✏️ Atajo: CTRL + X (Mantén presionado primeramente la tecla “CTRL” y pulsa sobre “X”)

5. Excel nombra esta maniobra Cortar; que es esencialmente igual a desplazar o mover 
6. Del mismo modo como al copiar datos, las hormigas caminantes rodean la selección: indicándote que puedes cortar o mover la selección

7. Ahora, para pegar lo que recién has copiado: que se trate de una celda o un rango; selecciona la celda donde irá la primera celda superior izquierda

8. Una vez seleccionada la celda donde empezará la copia; dirígete a la pestaña Inicio, dentro del grupo Portapapeles haz clic en el icono más resaltante Pegar

💡 Consejo: utiliza el teclado ENTER para pegar directamente la selección para copiar o mover

Borrar contenido en una celda

Imagínate que los datos en la columna [col] ya no sean necesarias por algún buen motivo. No hay ninguna razón para guardarlas y ficticiamente agrandar la base datos. Tener una base de datos limpia y actualizada ofrece una mejor representación de la realidad y evita, muy a menudo, que el trabajo sea en vano.

Te habrás dado cuenta que Excel permite formatear celdas para darle un aspecto más atractivo y elegante. Aunque todavía no lo sepas, también puedes ingresar comentarios e hiperenlaces en celdas. Debido a esta variedad de entradas, borrar un contenido no es simplemente deshacerse del dato:

1. Borrar contenido

• Para empezar, selecciona la celda o el rango del cual quieres borrar el contenido: rango “ D4:D13 “

• Navega a través de la pestaña Inicio hasta el grupo Edición, pincha la opción Borrar

• Algunas opciones de borrador aparecen. Escoge “Borrar contenido” para borrar únicamente el contenido

• Con la opción borrar contenido, todo lo que es comentario o formato permanece intacto

✏️Atajo: la tecla “Delete” (Suprimir)

2. Borrar formato

• Para empezar, selecciona la celda o el rango del cual quieres borrar el formato: “ D4:D13

• Navega a través de la pestaña Inicio hasta el grupo Edición, pincha la opción Borrar

• Algunas opciones de borrador aparecen. Escoge Borrar Formatos para borrar únicamente los formatos

• Fíjate en cómo el rango queda después de haber borrado el formato: la celda recupera su estado normal antes de todos los elementos de formato añadido. El contenido, por su cuenta, queda intacto

3. Borrar comentarios

• Primero, selecciona la celda con el comentario: las celdas con comentarios se les reconoce gracias al triangulo rojo en la esquina superior derecha y por supuesto al desplazarse sobre la celda el contenido aparece

• Dirígete a la pestaña Inicio, localiza el grupo Edición y haz clic sobre menú desplegable Borrar

• Como ya podrás adivinar, hay que elegir la opción Borrar Comentarios

• Y así de fácil se evaporó el comentario

4. Borrar hipervínculos

• Para ilustrar esta parte, un hipervínculo fue creado al pie de la base de datos.

• Sin tener que ir en detalle; un hipervínculo es un enlace que direcciona a un archivo, foto o sitio web especifico. En este caso, el hiperenlace te dirige al portal de la empresa ficticia.

• Selecciona la ceda o el rango de hipervínculos en el cual quieres romper el enlace: para seleccionar una celda con hiperenlace, utiliza más bien las teclas direccionales ya que cliquear la celda abrirá el enlace

• Posiciónate en la pestaña Inicio, dirígete al grupo de comandos Edición y pínchale al botón Borrar

• Pincha la opción hipervínculos

• A primera vista tienes la impresión que nada sucedió, pero no es cierto: arrastra el cursor del ratón hasta el rango y presiona en cualquier celda. El enlace hacia una fuente externa se ha roto

Deshacer una acción en Excel

Algunas veces hacemos cambios a un contenido por accidente, borramos un dato por distracción o simplemente la nueva modificación no es correcta. Hay mil y un razones para deshacer (destruir) lo que hemos modificado:

1. Vas a trabajar con la siguiente base de datos:

2. Selecciona la celda A9 y escribe accidentalmente “kkfre” y presiona ENTER

3. La selección brinca una fila hacia abajo, presiona flecha derecha para seleccionar celda B10

4. Y otra vez, como catástrofe, presionas la tecla Delete

5. Que no cunda el pánico! Felizmente, hay remedio para estos incidentes: deshacer la modificación

6. Navega a la parte superior derecha de Excel: donde se encuentra la herramienta de acceso rápido

7. Haz clic en el pequeño triangulo de la flecha curveada hacia la izquierda: esta flecha es el comando deshacer

8. Observa que todas las acciones que hiciste, están enumeradas: sobrescribir (escritura de “kkfre”) y borrar contenido

9. Ahora elige desde que acción quieres comenzar a deshacer. Esto significa que si escoges deshacer la acción “escritura kkfre”; la acción “borrar” también se borrará. Recuerda que siempre borrar las acciones en secuencias:

10. En este ejemplo: escoge borrar a partir de la acción “escritura kkfre” y nota que la acción “borrar” también se deshace

💡 Consejo: no es necesario abrir siempre la lista de acciones. Cuando tengas que borrar una acción recientemente hecha; pincha directamente sobre la flecha curveada

Rehacer una acción en Excel: deshacer lo deshecho

Del mismo modo que deshacemos una modificación en Excel,  puedes deshacer lo que acabas de deshacer. Eso sí que suena muy confuso! La siguiente ilustración te ensañara que esta maniobra no es nada del otro mundo:

1. Con la siguiente base de datos; selecciona las celdas “ A4:C4 “: los encabezados

2. En el capítulo Formateo de datos [formateo de datos] aprenderás más sobre las diferentes formas de formateo. Por el momento, vete a la pestaña Inicio, dentro del grupo Fuente, haz clic en balde de pintura amarrilla

3. Considera esta acción como un accidente, puedes deshacerte de aquello de la manera que aprendiste en la sección anterior [ editar datos: deshacer una acción]

• Dirígete a la herramienta de acceso rápido

• Échale clic a la flecha curveada a la izquierda

4. El relleno desapareció! Pero eso no es el resultado deseado: los encabezados deben tener un fondo amarillo

5. Oriéntate de nuevo a la herramienta de acceso rápido y fíjate en la nueva flecha curveada hacia la derecha que aparece: esta es el comando rehacer

6. Pínchale para borrar lo que acabas de deshacer (borrar el relleno): lo que significa que estás rehaciendo lo que fue hecho originalmente

📝 Nota: la opción rehacer sólo es posible si has deshecho una modificación al menos una vez. En el ejemplo el fondo fue deshecho una vez.