Con los siguientes apartados serás capaz de distinguir una hoja de cálculo y un libro de cálculo; cómo crear uno de ellos y renombrarlos cuando es necesario. Gracias a algunas teclas de tu teclado podrás navegar Excel rápidamente y ajustar Excel a tu gusto..

Qué es una hoja de cálculo?

La pregunta que uno puede hacerse ahora es: qué es una hoja de cálculo? La hoja de cálculo de Excel es un registro formado de celdas listas para el ingreso y edición de datos con el objetivo de análisis y representación gráfica de los resultados.

La hoja de Excel es similar a los antiguos registros contables; donde todo se hacía manualmente y era muy pesado como trabajo. En cambio, Excel propone mucho más flexibilidad, espacio y uso fácil.

Gráfico de una hoja de cálculo de Excel:

El libro de cálculo

El libro de cálculo es el fichero/archivo de Excel que contiene mínimo una hoja de cálculo. Es aquél fichero que se crea al guardar Excel en un directorio determinado. La siguiente ilustración muestra el libro “Ventas_América Central”, cual nombre se ubica en la parte superior centro del programa Excel:

El mismo nombre del libro es utilizado en la carpeta donde es guardada. Aquí abajo puedes ver los diferentes libros que contienen información de las ventas geográficas de empresa A.

Al abrir el fichero, el libro nos muestra las ventas generadas en los siguientes países:

Crear un libro de cálculo Excel

Al abrir Excel, puedes notar que Excel automáticamente denomina el libro “Libro1”. Lo que sucede es que Excel va denominar todos los libros abiertos de la siguiente forma: Libro1, Libro2, … , LibroN con N = siendo un número entero creciente:

Para crear tu libro,

1. Haz clic en Archivo en la Cinta

2.  Posteriormente haz clic en Guardar Como, elige la carpeta dónde guardar y elige un nombre para tu libro. En el siguiente ejemplo, el archivo será grabado en la carpeta  “Escritorio”

3. El siguiente dibujo ilustra el nombre del fichero guardado “Ventas_Zapatos” en la carpeta “LibrosDeCalculo” del Escritorio

Renombrar un libro

Existen dos maneras para cambiar el nombre de un fichero en Windows:

1. Haz clic con el botón izquierdo del ratón y después presiona la tecla F2

2. O haz clic en el botón derecho y elige la opción “Cambiar nombre” de la lista.

3. Finalmente, elige el nuevo nombre que quieres darle al libro.
4. Presiona la tecla ENTER (Entrar) para terminar la acción

Cómo agregar una nueva hoja de cálculo

Para crear una nueva hoja de cálculo haz clic en la crucecita gris a lado de las hojas existentes en el libro:

Truco: puedes cambiar el número total de hojas cada vez que abras Excel. Para esto; sigue lo siguiente:

1. Dirígete a  Archivo en la Cinta de opciones

2. Haz clic en “Opciones” que se encuentra al pie de la lista

3. Dentro de la pestaña “General” localiza “Incluir este número de hojas” y cambia  el número para que así Excel automáticamente contenga ese número de hojas al momento de abrirse

4. Y pincha en Aceptar

Nombrar una hoja de cálculo

Vas a ver que será muy útil nombrar tus hojas de cálculos para poder diferenciar los muchos datos que tendrás. Por ejemplo; la “Hoja1” contiene información sobre las ventas de pantalones, la “Hoja2” tiene datos sobre las ventas de calcetines.. Como ya podrás deducir de esto; es más claro si el nombre de la hoja es descriptivo como “Pantalones” o “Calcetines”:

1. Antes de nada, selecciona la hoja que quieres cambiar el nombre haciéndole clic izquierdo
2. Haz clic derecho y selecciona “Cambiar nombre” de la lista

3. Modifica el texto por aquello que te parezca más apropiado

Navegar la hoja de cálculo

No sé si te habrás preguntado cual es la utilidad de algunas teclas de tu teclado. Por ejemplo “Page up”, “Page down”… Déjame explicártelo brevemente en esta sección, dónde aprenderás a recorrer Excel por diferentes olas:

Página abajo(Page down): mueve una pantalla hacia abajo dejando la ubicación relativa de la celda activa intacta

Página arriba (Page up): mueve una pantalla hacia arriba dejando la ubicación relativa de la celda activa intacta

ALT + Página abajo (page down): mueve una pantalla hacia la derecha dejando la ubicación relativa de la celda activa intacta

ALT + Página arriba (page up): mueve una pantalla hacia la derecha dejando la ubicación relativa de la celda activa intacta

✏️ Nota: “dejar la ubicación relativa de la celda activa” significa que la celda activa se desplaza una pantalla entera pero su ubicación relativa a la pantalla entera queda igual. Por ejemplo;  selecciona la celda B2 y utiliza el atajo ALT + Page down. La celda activa se convierte O2 (o talvez P2, Q2.. todo depende de la anchura de tu pantalla visible); nota que la dirección de la celda cambia pero su ubicación relativa en la pantalla no cambia.

La siguiente imagen muestra Excel muy reducido con la celda B3 activa:

Al combinar ALT + Page Down, parece cómo si nada hubiese sucedido. Pero no es cierto, la ventana se movió de una pantalla pero la ubicación relativa de la celda activa queda intacta: ahora la celda activa es H3 mientras que hace algunos segundos era celda B3

Cómo ampliar y reducir columnas y filas

Ampliar y reducir columnas

Cuando la anchura de una columna te parezca muy larga o muy corta, no dudes en acortarla o alargarla respectivamente. Sigue los siguientes pasos para modificar la presentación de los siguientes datos:

1. Sitúa el cursor del ratón al borde derecho de la columna de la cual quieres reajustar la anchura. Notarás que el cursor se transforma en una flecha con doble cabeza izquierda y derecha
2. Haz clic y no sueltes el ratón

3. Y simplemente mueva el cursor hacia la izquierda o derecha

Ampliar y reducir filas

Raramente tendrás que cambiar la altura de una fila. El motivo es que Excel, a diferencia de columnas, ajusta automáticamente la altura cuando el dato toma un tamaño superior.

Selecciona una celda con datos. Haz clic en el cuadro de tamaño y desliza el cursor sobre los diferentes tamaños. Observa como la altura de la celda se ajusta instantáneamente.

Como ilustración, la siguiente imagen muestra la altura de dos celdas donde una es super restringida y la otra es muy extendida. Por supuesto, la altura de la celda fue manualmente reducida para servir como ejemplo.

Con los siguientes pasos sabrás corregir esto:

1. Mueve el cursor del ratón al borde inferior de la fila que quieres reajustar la altura. Notarás que el cursor se transforma en una flecha con doble cabeza hacia arriba y abajo

2. Haz clic y no sueltes el ratón
3. Por último, desplaza este cursor verticalmente para ajustar la altura

💡 Atajo: en esta parte reajustaste la anchura de una columna o la altura de una fila manualmente. Como ya lo estarás suponiendo, existe una manera instantánea de reajustar el borde. En vez de echarle clic izquierdo y retener el ratón apretado; haz doble clic izquierdo y notarás que la columna o fila se acomoda automáticamente.