Filtro en Excel

Una gran parte del trabajo con base de datos implica hacer preguntas a la base de datos. Preguntas que serán respondidas por un subconjunto de la totalidad de la base de datos. Por ejemplo; quienes ganan más de $ 50,000 por mes? Quienes trabajan en el departamento ventas? Cual trabajador vendió durante el mes?

Para poder responder a todas estas preguntas, Excel ofrece una herramienta que (créeme) nunca dejarás de utilizar: el filtro de Excel. Filtrar significa que tratas de responder a las preguntas que haces a una base de datos.

El siguiente ejemplo muestra cómo puedes filtrar en Excel y responder a la pregunta: cuantas personas trabajan en las ventas?

1. Dirígete a la pestaña Datos y dentro del grupo Ordenar y Filtrar, haz clic en el enorme embudo:

 

2. Fíjate que unos botones desplegables aparecen al borde derecho de cada título

 

3. Ahora, para visualizar solo aquellos empleados del departamento Ventas; haz clic en el botón desplegable del título “Departamentos”: la lista de todos los servicios se manifiestan

 

4. Después pincha sobre Seleccionar Todo para deseleccionar toda la lista. Pero inmediatamente haz clic en Ventas:

 

5. El resultado es que las siguientes personas trabajan en el servicio Ventas: Fíjate que la serie de datos en donde acabas de aplicar el filtro es acompañado por un embudo

Nota: primeramente observa que el filtro Excel esconde los registros que no cumplan con los requisitos. Como puedes observar, las siguientes filas corresponden al departamento Ventas: todos los otros registros no son visibles para el usuario



Igualmente cabe señalar que los botones desplegables que ves a lo largo de los títulos no se mostrarán si decides imprimir tu hoja de cálculo.